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Verfahrensdokumentation

Notwendige Maßnahme zur Vermeidung von Zuschätzungen durchs Finanzamt

Seit 1. Januar 2017 gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) uneingeschränkt für alle Unternehmer. Demnach muss auch bei elektronischen Belegen die Buchhaltung nachvollziehbar, jederzeit nachprüfbar, vollständig, richtig, rechtzeitig, geordnet und unveränderbar erfolgen. Um die Anforderungen insbesondere an die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu erfüllen, bedarf es einer Verfahrensdokumentation, in der der gesamte organisatorische und technische Prozess beschrieben wird. Zur Verfahrensdokumentation gehören demnach die Prozesse der Entstehung, Indizierung, Speicherung, des eindeutigen Wiederfindens, Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und Reproduktion der archivierten Informationen.

Die ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation wird im Rahmen von Betriebsprüfungen einen immer größeren Stellenwert einnehmen. Fehlt die Verfahrensdokumentation, ist die Buchführung formell gesehen mangelhaft und der geprüfte Betrieb in der Beweispflicht. Im schlimmsten Fall können die Steuerprüfer 5 bis 10 Prozent des Umsatzes hinzuschätzen.

Bei Fragen und Problemen sprechen Sie uns bitte an. Sehr gern unterstützen wir Sie bei der Erarbeitung Ihrer unternehmensbezogenen Verfahrensdokumentation.

Wie genau muss die Verfahrensdokumentation aussehen?

Wenn der Unternehmer den Weg des Belegs beschreibt, muss er dies  demnach aus verschiedenen Bereichen beleuchten.

Die Verfahrensdokumentation gliedert sich grob in vier Teile:

• eine allgemeine Beschreibung,
• eine Anwenderdokumentation,
• eine technische Systemdokumentation und
• eine Betriebsdokumentation.

Die wichtigsten Punkte der Verfahrensdokumentation sind:

• Der Prozess selbst (also die Art und Weise, wie Dokumente und Belege erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden),
• die eingesetzten IT-Systeme,
• die getroffenen Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor Verfälschung und Datenverlust,
• Protokollierung von Zugriffsberechtigungen sowie
• interne Kontrollen, die sicherstellen, dass die Vorschriften eingehalten werden.

Wichtig ist dabei, dass alle Änderungen am System oder am Verfahren lückenlos dokumentiert werden. Hierzu muss die Verfahrensdokumentation laufend gepflegt und eine Änderungshistorie bereitgehalten werden.

Ersetzendes Scannen

Wenn das Unternehmen Papierbelege digitalisiert, darf es diese nicht ohne weiteres einscannen und wegwerfen. Voraussetzungen dafür, dass der gescannte Beleg vernichtet werden kann, ist eine ausführliche Verfahrensdokumentation.

Die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen  muss sehr genau beschreiben, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Nur in diesem Fall dürfen Papierbelege vernichtet werden – es handelt sich deshalb auch um das „Ersetzende Scannen“.

In der Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen muss genau festgehalten werden:

• Wer darf zu welchem Zeitpunkt welches Schriftgut wie scannen?
• Muss der Scan bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmen?
• Wie erfolgt eine Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit?
• Wie werden Fehler protokolliert?